126 Microsoft Excel

Selectarea cu Advanced Filter Comanda Advanced Filter permite efectuare de selectari folosind conditi multiple. Pentru utilizarea comenzi Advanced Filter: 1. Se defineste domeniul conditilor într-o zona a foi de lucru (deasupra sau sub lista). De exemplu, pentru a selecta din lista de studenti pe aceia care au la Analiza si Algebra note mai mari sau egale cu 7, dar media generala este mai mare ca 8, dupa lista grupei scriem conditile:

2. Se selecteaza o singura celula din lista. 3. Se executa subcomanda Advanced Filter a comenzi Filter din meniul Data. 4. În caseta de dialog Advanced Filter se precizeaza domeniul în care se gaseste lista si domeniul în care se gasesc conditile de selectare (inclusiv numele câmpurilor). 5. Se alege locul de afisare al rezultatului selectari: • Filter the List, in-place pentru selectarea în pozitia existenta (recomandabil). • Copy in Another location, pentru copierea selectarilor facute în domeniul precizat în caseta Copy to. 6. Se actioneaza butonul OK. Excel va ascunde automat toate înregistrarile care nu contin valorile selectate, în cazul optiuni Filter the List, in-place, sau copiaza înregistrarile selectate în locul indicat, în cazul optiuni Copy in Another location .

Post made with BlogHatter - how do you make money blogging

Microsoft Excel 125

Listele derulante care apar la cele doua rubrici ale coloanei din partea stânga a ferestrei Custom AutoFilter contin optiunile:

equals = este egal does not equal = nu este egal is greater than = este mai mare (strict) decât is greater than or equal to = este mai mare decât sau egal cu is less than = este mai mic (strict) decât is less than or equal to = este mai mic decât sau egal cu begins with = începe cu does not begin with = nu începe cu ends with = se termina cu does not end with = nu se termina cu contains =contine does not contian = nu contine

Anularea tuturor selectilor facute si revenirea la forma initiala a listei se obtine dând subcomanda Show Al a comenzi Filter din meniul Data.

Post made with BlogHatter - make money blog

124 Microsoft Excel

Selectarea cu AutoFilter AutoFilter este functia Excel care permite alegerea unei submultimi de înregistrari care satisfac anumite conditi. Pentru aceasta se procedeaza astfel: 1. Se deschide meniul Data, se selecteaza comanda Filter si se executa subcomanda AutoFilter. Excel afiseaza lânga numele câmpurilor butoane pentru liste derulante. 2. Se actioneaza aceste butoane de extindere si se alege, pentru fiecare câmp de interes, criteriul de selectare din lista de valori unice. 3. Excel va ascunde automat toate înregistrarile care nu contin valorile selectate.

Pentru a anula o conditie de selectare impusa unui anumit câmp se alege din lista derulanta a câmpului respectiv elementul Al (Toate).

Cu AutoFilter putem selecta primele 10 valori (superioare, Top, sau inferioare, Botom) dintr-o lista. Aceasta facilitate se numeste AutoFilter cu Top 10 (primele zece).

Alegerea elementului Custom din lista derulanta a unui câmp permite precizarea de catre utilizator a conditilor de selectare. Aceasta facilitate este utila atunci când se doreste afisarea înregistrarilor care contin una dintre valorile indicate sau care contin valori dintr-un domeniu. De exemplu, pentru selectarea studentilor care la examenul de „Analiza matematica” au obtinut note de 5 sau 6 fereastra Custom AutoFilter se completeaza astfel:

Post created with BlogHatter - Blogger Autoblogging Tool

Microsoft Excel 123

Selectarea unor înregistrari dintr-o lista Operatia de alegere dintr-o lista a unor înregistrari care satisfac anumite conditi se numeste selectare sau filtrare. Excel permite selectarea înregistrarilor în urmatoarele moduri: • cu ajutorul formularului pentru date, asa cum s-a mentionat anterior; • folosind subcomanda AutoFilter a comenzi Filter din meniul Data. • folosind subcomanda Advaced Filter… a comenzi Filter din meniul Data.

Avantajul unei selectari este acela ca permite lucrul numai cu acele înregistrari din lista care ne intereseaza. Dintre prelucrarile posibile ale listelor filtrate mentionam: editarea, tiparirea, reprezentarea grafica, sortarea si însumarea.

Post made by BlogHatter

122 Microsoft Excel

Sortarea partiala sau totala a unei liste Excel permite rearanjarea datelor din întreaga lista sau numai dintr-o anumita portiune a ei. Sortarea unei liste întregi se face astfel: 1. Se selecteaza o celula din lista. 2. Se executa comanda Sort din meniul Data. 3. În caseta Sort by se introduce numele câmpului dupa care se doreste sa se faca ordonarea. O alta metoda de a indica conditia de sortare este deschiderea listei derulante cu numele tuturor câmpurilor si alegerea câmpului dorit din lista astfel afisata. Câmpul selectat în caseta Sort by se numeste cheia de sortare a listei. 4. Se selecteaza butonul de optiune care precizeaza modul în care se face ordonarea: • Ascending - pentru ordonari dupa valori crescatoare; • Descending - pentru ordonari dupa valori descrescatoare. 5. Se stabileste daca lista are nume pentru câmpuri în primul rând (butonul de optiune Header Row) sau nu (butonul de optiune No Header Row). 6. Se actioneaza butonul OK.

Sortarea unei parti a listei: 1. Se selecteaza înregistrarile sau câmpurile de interes. 2. Se executa sortarea dupa procedeul prezentat mai sus.

Pentru sortarea alfabetica a unei liste se pot folosi butoanele speciale de pe bara Standard. Acestea au desenate pe ele literele AZ cu o sageata în jos, , pentru sortare în ordine crescatoare, sau ZA cu o sageata în jos, , pentru o sortare descrescatoare.

Sortarea dupa mai multe chei Excel permite sortarea dupa maxim trei câmpuri de înregistrare. Pentru a depasi aceasta limitare suntem nevoiti sa repetam operatia de mai multe ori.

De exemplu, în anumite situati, poate fi necesara ordonarea alfabetica dupa nume si prenume. Aceasta se face dupa cum se arata în figura de mai jos:

Post created with BlogHatter - Blogger Autoblogging Tool

Microsoft Excel 121

Eliminarea unei înregistrari O înregistrare se poate sterge direct în ecranul Excel selectând înregistrarea si apasând tasta Delete. Selectarea unei înregistrari se face dând clic pe numarul liniei corespunzatoare din foaia Excel. Recuperarea unei înregistrari sterse se face cu butonul Undo.

O înregistrare se poate sterge si cu ajutorul formularului pentru date astfel: 1. Se selecteaza înregistrarea vizata. 2. Se actioneaza tasta Delete. 3. Excel afiseaza un mesaj prin care ne avertizeaza ca operatia va elimina definitiv datele continute în înregistrare si ne solicita decizia de stergere: “Displayed record wil be permanently deleted”. Se poate alege între OK, pentru confirmarea operatiei, sau Cancel pentru abandonarea ei. Observatie. Înregistrarile sterse astfel nu mai pot fi recuperate.

Cautarea informatilor dintr-o lista Pentru cautarea unor informati continute în anumite înregistrari ale unei liste se foloseste formularul pentru date astfel: 1. Se deschide formularul pentru date si se actioneaza butonul Criteria. 2. În partea din dreapta-sus a formularului apare afisat mesajul Criteria si formularul se goleste. Tot ceea ce se introduce din acest moment în casetele pentru câmpuri va fi interpretat de Excel ca find conditile de cautare. 3. Se specifica în dreptul câmpurilor conditile pe care trebuie sa le satisfaca înregistrarea cautata. Constructia conditilor se face folosind valori corespunzatoare tipului de date al câmpului respectiv sau expresi. În expresi putem folosi operatori relationali (de exemplu: < mai mic decât, >= mai mare sau egal cu, etc). 4. La terminarea introduceri conditilor se apasa Enter. Excel va afisa prima înregistrare care satisface toate conditile impuse. În cazul ca nu exista nici o înregistrare care sa satisfaca conditile impuse, programul emite un semnal sonor si afiseaza prima înregistrare. 5. Pentru parcurgerea listei înainte se apasa butonul Find Next (gaseste urmatoarea înregistrare), iar pentru parcurgerea listei spre începutul acesteia se apasa Find Prev (gaseste înregistrarea anterioara).

Sortarea înregistrarilor dintr-o lista Operatia de rearanjare a înregistrarilor dintr-o lista, dupa valorile unuia sau mai multor câmpuri alese de utilizator, poarta numele de sortare. Selectând câmpurile, putem sa impunem si modul de selectare: numerica, alfabetica sau cronologica, în functie de tipul de date al câmpului. Sortarea unei liste se poate face prin ordonarea înregistrarilor dupa valorile crescatoare sau descrescatoare ale câmpurilor selectate. Observatie. Optiunile de sortare precizate sunt memorate de Excel si folosite implicit la orice noua sortare pâna la urmatoarea modificare a lor.

Post made with BlogHatter - how do you make money blogging

120 Microsoft Excel

Adaugarea unei înregistrari Adaugarea unei înregistrari cu ajutorul formularului pentru date se face în felul urmator: 1. Actionam butonul New. 2. În partea de sus a formularului este afisat mesajul New Record (Înregistrare noua) si formularul pentru date se goleste în vederea primiri datelor unei noi înregistrari. 3. Se introduc datele noi înregistrari. 4. La terminarea introduceri se apasa tasta Enter. Noua înregistrare este introdusa în foaia de lucru.

Modificarea unei înregistrari Pentru a modifica datele din unele câmpuri ale unei înregistrari folosind formularul pentru date se procedeaza astfel: 1. Se deschide formularul pentru date. 2. Se cauta înregistrarea care se doreste a fi modificata. 3. Cu TAB sau mouse-ul ne plasam în câmpul de modificat. 4. Stergem caracterele nedorite cu tasta Delete sau Backspace. 5. Introducem noile date. 6. La terminarea introduceri datelor se apasa tasta Enter. Modificarile apar si în foaia de lucru.

Observatie. Câmpurile protejate si cele calculate nu pot fi editate cu ajutorul formularului pentru date. Modificarea unei înregistrari se poate face si direct în foaia de lucru. În acest mod avem avantajul ca, daca se doreste renuntarea la modificarile facute, se poate

reveni la forma anterioara actionând butonul Undo aflat pe bara Standard.

Post created with BlogHatter - make money by blogging