126 Microsoft Excel

Selectarea cu Advanced Filter Comanda Advanced Filter permite efectuare de selectari folosind conditi multiple. Pentru utilizarea comenzi Advanced Filter: 1. Se defineste domeniul conditilor într-o zona a foi de lucru (deasupra sau sub lista). De exemplu, pentru a selecta din lista de studenti pe aceia care au la Analiza si Algebra note mai mari sau egale cu 7, dar media generala este mai mare ca 8, dupa lista grupei scriem conditile:

2. Se selecteaza o singura celula din lista. 3. Se executa subcomanda Advanced Filter a comenzi Filter din meniul Data. 4. În caseta de dialog Advanced Filter se precizeaza domeniul în care se gaseste lista si domeniul în care se gasesc conditile de selectare (inclusiv numele câmpurilor). 5. Se alege locul de afisare al rezultatului selectari: • Filter the List, in-place pentru selectarea în pozitia existenta (recomandabil). • Copy in Another location, pentru copierea selectarilor facute în domeniul precizat în caseta Copy to. 6. Se actioneaza butonul OK. Excel va ascunde automat toate înregistrarile care nu contin valorile selectate, în cazul optiuni Filter the List, in-place, sau copiaza înregistrarile selectate în locul indicat, în cazul optiuni Copy in Another location .

Post made with BlogHatter - how do you make money blogging

Microsoft Excel 125

Listele derulante care apar la cele doua rubrici ale coloanei din partea stânga a ferestrei Custom AutoFilter contin optiunile:

equals = este egal does not equal = nu este egal is greater than = este mai mare (strict) decât is greater than or equal to = este mai mare decât sau egal cu is less than = este mai mic (strict) decât is less than or equal to = este mai mic decât sau egal cu begins with = începe cu does not begin with = nu începe cu ends with = se termina cu does not end with = nu se termina cu contains =contine does not contian = nu contine

Anularea tuturor selectilor facute si revenirea la forma initiala a listei se obtine dând subcomanda Show Al a comenzi Filter din meniul Data.

Post made with BlogHatter - make money blog

124 Microsoft Excel

Selectarea cu AutoFilter AutoFilter este functia Excel care permite alegerea unei submultimi de înregistrari care satisfac anumite conditi. Pentru aceasta se procedeaza astfel: 1. Se deschide meniul Data, se selecteaza comanda Filter si se executa subcomanda AutoFilter. Excel afiseaza lânga numele câmpurilor butoane pentru liste derulante. 2. Se actioneaza aceste butoane de extindere si se alege, pentru fiecare câmp de interes, criteriul de selectare din lista de valori unice. 3. Excel va ascunde automat toate înregistrarile care nu contin valorile selectate.

Pentru a anula o conditie de selectare impusa unui anumit câmp se alege din lista derulanta a câmpului respectiv elementul Al (Toate).

Cu AutoFilter putem selecta primele 10 valori (superioare, Top, sau inferioare, Botom) dintr-o lista. Aceasta facilitate se numeste AutoFilter cu Top 10 (primele zece).

Alegerea elementului Custom din lista derulanta a unui câmp permite precizarea de catre utilizator a conditilor de selectare. Aceasta facilitate este utila atunci când se doreste afisarea înregistrarilor care contin una dintre valorile indicate sau care contin valori dintr-un domeniu. De exemplu, pentru selectarea studentilor care la examenul de „Analiza matematica” au obtinut note de 5 sau 6 fereastra Custom AutoFilter se completeaza astfel:

Post created with BlogHatter - Blogger Autoblogging Tool

Microsoft Excel 123

Selectarea unor înregistrari dintr-o lista Operatia de alegere dintr-o lista a unor înregistrari care satisfac anumite conditi se numeste selectare sau filtrare. Excel permite selectarea înregistrarilor în urmatoarele moduri: • cu ajutorul formularului pentru date, asa cum s-a mentionat anterior; • folosind subcomanda AutoFilter a comenzi Filter din meniul Data. • folosind subcomanda Advaced Filter… a comenzi Filter din meniul Data.

Avantajul unei selectari este acela ca permite lucrul numai cu acele înregistrari din lista care ne intereseaza. Dintre prelucrarile posibile ale listelor filtrate mentionam: editarea, tiparirea, reprezentarea grafica, sortarea si însumarea.

Post made by BlogHatter

122 Microsoft Excel

Sortarea partiala sau totala a unei liste Excel permite rearanjarea datelor din întreaga lista sau numai dintr-o anumita portiune a ei. Sortarea unei liste întregi se face astfel: 1. Se selecteaza o celula din lista. 2. Se executa comanda Sort din meniul Data. 3. În caseta Sort by se introduce numele câmpului dupa care se doreste sa se faca ordonarea. O alta metoda de a indica conditia de sortare este deschiderea listei derulante cu numele tuturor câmpurilor si alegerea câmpului dorit din lista astfel afisata. Câmpul selectat în caseta Sort by se numeste cheia de sortare a listei. 4. Se selecteaza butonul de optiune care precizeaza modul în care se face ordonarea: • Ascending - pentru ordonari dupa valori crescatoare; • Descending - pentru ordonari dupa valori descrescatoare. 5. Se stabileste daca lista are nume pentru câmpuri în primul rând (butonul de optiune Header Row) sau nu (butonul de optiune No Header Row). 6. Se actioneaza butonul OK.

Sortarea unei parti a listei: 1. Se selecteaza înregistrarile sau câmpurile de interes. 2. Se executa sortarea dupa procedeul prezentat mai sus.

Pentru sortarea alfabetica a unei liste se pot folosi butoanele speciale de pe bara Standard. Acestea au desenate pe ele literele AZ cu o sageata în jos, , pentru sortare în ordine crescatoare, sau ZA cu o sageata în jos, , pentru o sortare descrescatoare.

Sortarea dupa mai multe chei Excel permite sortarea dupa maxim trei câmpuri de înregistrare. Pentru a depasi aceasta limitare suntem nevoiti sa repetam operatia de mai multe ori.

De exemplu, în anumite situati, poate fi necesara ordonarea alfabetica dupa nume si prenume. Aceasta se face dupa cum se arata în figura de mai jos:

Post created with BlogHatter - Blogger Autoblogging Tool

Microsoft Excel 121

Eliminarea unei înregistrari O înregistrare se poate sterge direct în ecranul Excel selectând înregistrarea si apasând tasta Delete. Selectarea unei înregistrari se face dând clic pe numarul liniei corespunzatoare din foaia Excel. Recuperarea unei înregistrari sterse se face cu butonul Undo.

O înregistrare se poate sterge si cu ajutorul formularului pentru date astfel: 1. Se selecteaza înregistrarea vizata. 2. Se actioneaza tasta Delete. 3. Excel afiseaza un mesaj prin care ne avertizeaza ca operatia va elimina definitiv datele continute în înregistrare si ne solicita decizia de stergere: “Displayed record wil be permanently deleted”. Se poate alege între OK, pentru confirmarea operatiei, sau Cancel pentru abandonarea ei. Observatie. Înregistrarile sterse astfel nu mai pot fi recuperate.

Cautarea informatilor dintr-o lista Pentru cautarea unor informati continute în anumite înregistrari ale unei liste se foloseste formularul pentru date astfel: 1. Se deschide formularul pentru date si se actioneaza butonul Criteria. 2. În partea din dreapta-sus a formularului apare afisat mesajul Criteria si formularul se goleste. Tot ceea ce se introduce din acest moment în casetele pentru câmpuri va fi interpretat de Excel ca find conditile de cautare. 3. Se specifica în dreptul câmpurilor conditile pe care trebuie sa le satisfaca înregistrarea cautata. Constructia conditilor se face folosind valori corespunzatoare tipului de date al câmpului respectiv sau expresi. În expresi putem folosi operatori relationali (de exemplu: < mai mic decât, >= mai mare sau egal cu, etc). 4. La terminarea introduceri conditilor se apasa Enter. Excel va afisa prima înregistrare care satisface toate conditile impuse. În cazul ca nu exista nici o înregistrare care sa satisfaca conditile impuse, programul emite un semnal sonor si afiseaza prima înregistrare. 5. Pentru parcurgerea listei înainte se apasa butonul Find Next (gaseste urmatoarea înregistrare), iar pentru parcurgerea listei spre începutul acesteia se apasa Find Prev (gaseste înregistrarea anterioara).

Sortarea înregistrarilor dintr-o lista Operatia de rearanjare a înregistrarilor dintr-o lista, dupa valorile unuia sau mai multor câmpuri alese de utilizator, poarta numele de sortare. Selectând câmpurile, putem sa impunem si modul de selectare: numerica, alfabetica sau cronologica, în functie de tipul de date al câmpului. Sortarea unei liste se poate face prin ordonarea înregistrarilor dupa valorile crescatoare sau descrescatoare ale câmpurilor selectate. Observatie. Optiunile de sortare precizate sunt memorate de Excel si folosite implicit la orice noua sortare pâna la urmatoarea modificare a lor.

Post made with BlogHatter - how do you make money blogging

120 Microsoft Excel

Adaugarea unei înregistrari Adaugarea unei înregistrari cu ajutorul formularului pentru date se face în felul urmator: 1. Actionam butonul New. 2. În partea de sus a formularului este afisat mesajul New Record (Înregistrare noua) si formularul pentru date se goleste în vederea primiri datelor unei noi înregistrari. 3. Se introduc datele noi înregistrari. 4. La terminarea introduceri se apasa tasta Enter. Noua înregistrare este introdusa în foaia de lucru.

Modificarea unei înregistrari Pentru a modifica datele din unele câmpuri ale unei înregistrari folosind formularul pentru date se procedeaza astfel: 1. Se deschide formularul pentru date. 2. Se cauta înregistrarea care se doreste a fi modificata. 3. Cu TAB sau mouse-ul ne plasam în câmpul de modificat. 4. Stergem caracterele nedorite cu tasta Delete sau Backspace. 5. Introducem noile date. 6. La terminarea introduceri datelor se apasa tasta Enter. Modificarile apar si în foaia de lucru.

Observatie. Câmpurile protejate si cele calculate nu pot fi editate cu ajutorul formularului pentru date. Modificarea unei înregistrari se poate face si direct în foaia de lucru. În acest mod avem avantajul ca, daca se doreste renuntarea la modificarile facute, se poate

reveni la forma anterioara actionând butonul Undo aflat pe bara Standard.

Post created with BlogHatter - make money by blogging

Microsoft Excel 119

Creare unei liste Pentru crearea unei liste se deschide o noua foaie de lucru Excel si se introduc în celulele unui rând numele câmpurilor. Apoi se introduc datele înregistrarilor în domeniul de sub rândul care contine numele câmpurilor fara a lasa nici un rând liber. Fiecare rând al documentului va contine o înregistrare a listei si fiecare coloana va contine un câmp. La organizarea unei liste trebuie sa tinem seama de urmatoarele recomandari: • într-o foaie de lucru se creeaza o singura lista; • nu se introduc rânduri goale între numele câmpurilor si înregistrari; • nu se folosesc spati la începutul celulelor; • datele importante sunt aranjate grupat în lista; • numele câmpurilor se formateaza diferit de datele care urmeaza, pentru a se evita posibile confuzi.

Gestionare unei liste Pentru gestionare informatilor dintr-o lista, Excel dispune de comenzi speciale grupate în meniul Data. Principalele operatiuni care se pot efectua asupra unei liste sunt: • întretinerea listei. Aceasta înseamna ca asupra înregistrarilor din lista se pot face operatile: • introducerea (adaugarea) unei noi înregistrari; • cautarea unei înregistrari; • modificarea unei înregistrari; • eliminarea (stergerea) unei înregistrari; • selectarea unor înregistrari; • ordonarea listei; • obtinerea unor subtablouri pentru anumite câmpuri (rezumarea listei); • crearea unor tabele si rapoarte de sinteza.

Formulare Cea mai buna metoda pentru gestionarea înregistrarilor dintr-o baza de date este folosirea formularului pentru date. Aceasta este o caseta pentru dialog speciala, destinata prelucrari informatilor dintr-o lista. Pentru utilizarea formularului, acesta trebuie mai întâi afisat.

Afisarea formularului pentru date: • Se selecteaza o celula din lista. • Se deschide meniul Data. • Se da comanda Form… . Excel afiseaza formularul pentru date, în casetele caruia gasim informatile din prima înregistrare a listei. Deplasarea de la un câmp la altul al unei înregistrari se face prin apasarea tastei TAB. Observatie. Formularul pentru date poate sa afiseze maxim 32 de câmpuri.

Post created with BlogHatter - best blog software

118 Microsoft Excel

Baze de date si liste în Excel

Ce este o baza de date? O baza de date este o colectie de informati referitoare la un anumit subiect care au fost strânse, organizate si memorate în scopul folosiri lor ulterioare.

Cum este organizata o baza de date? Într-o baza de date informatile sunt organizate într-o structura tabelara de rânduri si coloane. Tabelul de mai jos constituie un exemplu simplu de baza de date care contine rezultatele la trei examene a unui grup de studenti.

Fiecare rând al bazei de date este o înregistrare (record) si fiecare element de informatie dintr-o înregistrare este un câmp (field).al înregistrari. Toate înregistrarile (rândurile) contin acelasi numar de câmpuri, de acelasi tip si asezate în aceeasi ordine. Prin urmare, fiecare coloana va memora aceeasi categorie de informati. De aceea, pentru fiecare coloana se precizeaza o eticheta, care este numele câmpului.

În Excel se pot folosi doua tipuri de baze de date: interne, pe care le vom numi liste, si externe. În continuare ne vom ocupa de bazele interne, deci de liste.

Dupa ce a fost creata o lista este utilizata pentru: • cautarea anumitor date, folosind conditi definite; • aranjarea totala sau partiala a datelor în ordine alfabetica, numerica sau cronologica; • selectarea unor anumite date, folosind conditi impuse; • extragerea unor submultimi de date, în baza unor conditi specificate; • tiparirea datelor astfel organizate sub forma de rapoarte.

Post created with BlogHatter - Blogger Autoblogging Tool

Microsoft Excel 117

• daca se doreste inserarea unui întreg rând sau a unei întregi coloane, prin selectarea unuia dintre butoanele Entire Row sau Entire Column.

Inserarea unor rânduri: • Se selecteaza un numar de rânduri egal cu numarul de rânduri care se doreste a fi introdus. • Din meniul Insert se executa comanda Rows (Rânduri). • Rândurile existente se deplaseaza în jos facând loc deasupra unui numar de rânduri egal ce cel selectat.

Inserarea unor coloane: • Se selecteaza un numar de coloane egal cu numarul de coloane care se doreste a fi introdus. • Din meniul Insert se executa comanda Columns (Coloane). • Rândurile existente se deplaseaza spre dreapta facând loc la stânga lor unui numar de coloane egal ce cel selectat.

Eliminarea unor celule, rânduri sau coloane Eliminarea celulelor, rândurilor sau coloanelor dintr-o foaie de lucru se poate face cu comenzile Delete sau Clear din meniul Edit. Aceste comenzi opereaza asupra domeniului de celule selectat. Deosebirea dintre comenzile Clear si Delete consta în faptul ca în timp ce Clear goleste celulele de continut, dar le pastreaza, Delete le elimina complet. De acest fapt trebuie sa se tina seama în cazul în care o celula este referita într-o formula. Astfel: • formula care se refera la o celula fara continut (obtinuta în urma comenzi Clear) va lua în calcul valoarea 0 si va fi evaluata fara probleme. • formula care se refera la o celula eliminata (efectul comenzi Delete) va da eroarea #REF, deoarece nu mai poate fi evaluata.

Transpunerea linilor si coloanelor Transpunerea datelor dintr-un domeniu patrat al unei foi de lucru se face astfel: • Se selecteaza domeniul sursa. • Se executa comanda Copy din meniul Edit. • Se selecteaza domeniul destinatie. • Se executa comanda Paste Special… din meniul Edit. • În caseta de dialog Paste Special se selecteaza comanda Transpose. • Se da comanda OK.

Post made with BlogHatter - best blogging software